Privacyverklaring
Voor Framer Framed zijn inclusiviteit, rechtvaardigheid, autonomie en transparantie kernwaarden – zowel in ons fysieke programma als bij onze digitale activiteiten. Ook digitale autonomie speelt hierin een belangrijke rol. Publieke organisaties moeten zelf zeggenschap hebben over hun technologie, infrastructuur en data. Voor ons betekent dit dat we eigen systemen ontwikkelen en beheren, in plaats van afhankelijk te zijn van commerciële platforms die onze waarden niet delen. Deze principes sturen hoe we onze archieven ontsluiten, hoe we privacy beschermen en hoe we ons publiek en partners actief betrekken bij de creatie van kennis.
Doeleinden
Framer Framed verzamelt of gebruikt geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in dit privacybeleid tenzij hiervoor van tevoren toestemming is verkregen. Omdat wij zorgvuldige omgang met persoonsgegevens belangrijk vinden worden deze gegevens nauwkeurig verwerkt en beveiligd. In dit document laten wij weten welke gegevens Framer Framed verzamelt en waarom deze gegevens worden verzameld.
Waarvoor worden de verzamelde gegevens gebruikt
Framer Framed heeft te maken met een brede schakering van samenwerkingspartners: van professionele organisaties zoals musea en universiteiten, tot kleine stichtingen, kunstenaarscollectieven, individuele kunstenaars, team leden, vrijwilligers, bezoekers en andere gebruikers van de locaties. De programma’s reiken van tentoonstellingen, tot educatie-en publieksprogramma, tot workshops en rondleidingen. Om met al deze gebruikers en publieksgroepen contact te onderhouden, is het noodzakelijk privé gegevens te bewaren. Over het algemeen worden deze gegevens verstrekt door samenwerkingspartners zelf. Framer Framed gebruikt geen persoonsgegevens aangeleverd door derden en verstrekt geen persoonsgegevens aan derden. Om overzicht van de opgeslagen personeelsgegevens te bewaren, worden de platforms en locaties waarop deze data wordt bewaard tot een minimum beperkt.
Data-opslag
Voor data-opslag heeft Framer Framed een eigen server op locatie. De server draait op NextCloud Open Source software, waarvan de broncode openbaar en bekend is. Dit geeft de organisatie volledig eigenaarschap en controle over het gebruik en opslag van de data. Ook de mailserver en website-server zijn in eigen beheer en draaien op Open Source software. Er wordt minimaal gebruik gemaakt van externe Amerikaanse servers.
Bestandsbeheer & archivering
De mappenstructuur op de bestandsserver is georganiseerd per afdeling. Dat betekend dat werknemers alleen toegang hebben tot bestanden die zij nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Persoonsgegevens zijn zodoende alleen toegankelijk per afdeling. Na het afronden van een project wordt de folder verplaatst naar het ‘archief’, een gedeelte van de server waar niemand toegang toe heeft. Persoonsgegevens blijven daar bewaard, maar zijn alleen toegankelijk met een ‘archief’ account. Folders die geen project cyclus hebben worden aan het einde van ieder kalender jaar gearchiveerd.
Website
Met ingang van 1 januari 2026 zijn we gestopt met het gebruik van Google Analytics om bezoekersaantallen te registreren op onze website. We hebben Google Analytics vervangen voor Matomo. Deze software geeft prioriteit aan privacy door gebruikers volledige eigendom van de gegevens te garanderen. Matomo draait op een eigen server, zodat er volledige controle is over de verzamelde data. Matomo heeft ingebouwde functies voor naleving van wetgeving zoals AVG, GDPR en CCPA. Zo is tracking zonder cookiebanners mogelijk dankzij data-anonimisering, in tegenstelling tot dataplatformen die data gebruiken voor advertenties. Matomo is een privacygericht alternatief voor Google Analytics, ontworpen om gebruikersgegevens veilig, privé en uitsluitend voor gebruik binnen de eigen organisatie te bewaren, waardoor misbruik van gegevens wordt voorkomen.
Cookies op de website
De website www.framerframed.nl maakt gebruik van ‘cookies’ (tekstbestanden die op computers worden geplaatst) om te helpen een analyse te maken van site gebruik. Framer Framed verzamelt gegevens over het bezoek en gebruik van de website om zo een beter inzicht te krijgen in haar bezoekers. Deze gegevens zijn niet te herleiden tot individuele gebruikers en kunnen zodoende niet gebruikt worden voor gepersonifieerde advertenties. Deze informatie wordt enkel en alleen gebruik om bij te houden hoe de website wordt gebruikt en om een rapport over de website-activiteit op te stellen richting subsidiegevers. Dit rapport beschrijft de algemene bezoekers tendensen en gaat niet in op het surf gedrag van individuele gebruikers.
Nieuwsbrief
Bezoekers van de website van Framer Framed kunnen zich via de website inschrijven voor de maandelijkse digitale nieuwsbrief. Onder aan iedere verzonden mail staat de mogelijkheid tot uitschrijving van de nieuwsbrief. De nieuwsbrief wordt verstuurd vanuit MailerLite. Het adresbeheer vindt plaats binnen dit platform. Het is de enige data-opslag van persoonsgegevens buiten de eigen server van Framer Framed. Er worden geen kopieën van dit bestand op andere locaties bewaard. Het doel is om ook dit platform in de toekomst te vervangen voor een open source systeem in eigen beheer. Framer Framed combineert dit nieuwsbrief adressenbestand niet met andere persoonlijke gegevens waar de organisatie mogelijk over beschikt en verstrekt de aangeleverde adressen niet aan derden.
Welke persoonsgegevens
Het uitvragen van persoonsgegevens wordt standaard tot een minimum beperkt. Wanneer mensen zich aanmelden voor de nieuwsbrief, wordt er niet gevraagd naar naam of geboortedata. Deze data is niet noodzakelijk voor het versturen van de nieuwsbrief.
Communicatie
Wanneer iemand een e-mail of andere berichten naar Framer Framed stuurt, worden deze bewaard op een eigen server, die draait op de in Nederland ontwikkelde open source software Stalwart. Hierdoor is per mail verkregen data, inclusief persoonsgegevens niet doorzoekbaar door derden (dit in tegenstelling tot het gebruik van Gmail of Office 365). Het bewaren van mails is noodzakelijk om vragen te verwerken en verzoeken te beantwoorden. Framer Framed zal deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waar de organisatie mogelijk over beschikt, of delen met derden.
Hoe lang blijven de persoonsgegevens bewaard?
Dit hangt af van het doel van de gegevens. Heeft iemand zich ingeschreven voor de nieuwsbrief, dan bewaren wij uw gegevens voor de periode dat degen ingeschreven staat als abonnee van de nieuwsbrief. Persoonsgegevens die zijn opgenomen in contracten worden ten minsten zeven jaar bewaard in onze administratie volgens de wettelijke verplichting van de belastingdienst.
Derden
Persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld. Geregeld krijgen wij verzoeken om privé gegevens te delen van mensen met wie wij werken of hebben gewerkt. Bijvoorbeeld journalisten die in contact willen komen met een kunstenaar. Wat we bij dergelijke verzoeken doen, is de mail beantwoorden met degene aan wie het verzoek is gericht in de BCC. Zodoende kan deze persoon zelf beslissen al dan niet in te gaan op het verzoek, zonder dat contactgegevens worden gedeeld. Telefoonnummers worden in principe niet gedeeld.
Veranderingen
Ons privacy-beleid is afgestemd op het gebruik van en de mogelijkheden voor het afnemen en leveren van diensten op een specifiek moment. Met de snelle technologische ontwikkelingen, kunnen tussentijdse aanpassingen nodig zijn. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen, kunnen leiden tot beleidswijzigingen. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen en indien nodig bij stellen.
Verwijdering van persoonsgegevens
Framer Framed biedt alle bezoekers en zakelijke contacten de mogelijkheid tot het inzien, rectificeren, veranderen, of verwijderen van hun persoonlijke informatie. Alle contacten hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens. Iedereen heeft het recht op het intrekken van de toestemming voor het verwerken van de persoonsgegevens.
Vragen en feedback
Framer Framed controleert regelmatig of de organisatie aan dit privacybeleid voldoet. Als u vragen heeft over dit privacybeleid, kunt u contact met ons opnemen.
Deze verklaring is te vinden op de website www.framerframed.nl
Deze verklaring is voor het laatst aangepast op 15-12-2025.